Об этой политике
Политика описывает, как оператор сайта Phystech Trace планирует обрабатывать персональные данные при регистрации, обращении в поддержку и работе с платформой для сверки финансовой отчётности с первичными документами.
Документ подготовлен с учётом Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» и условий кейса платформы. Он не заменяет согласие на обработку данных, когда такое согласие необходимо, и не является пользовательским соглашением.
Важно: до запуска рабочей версии оператору нужно привести этот текст в соответствие с фактической архитектурой, процессами и договорами с поставщиками услуг.
Кто отвечает за данные
Оператором персональных данных является лицо, которое определяет цели и способы обработки данных в сервисе. На момент подготовки этой версии его юридические реквизиты нам не предоставлены.
Полное наименование оператора и адрес: [указать]
Контакт для обращений по персональным данным: [указать действующий адрес электронной почты]
Какие данные могут обрабатываться
В зависимости от включённых функций и того, что вы отправляете оператору, это могут быть:
В документах могут оказаться персональные данные сотрудников, представителей контрагентов или подписантов. Перед загрузкой убедитесь, что у вас есть право передать эти документы для обработки.
Для чего нужны данные
В рабочей версии данные предполагается использовать только для заявленных функций сервиса:
- создать и защитить учётную запись, если регистрация будет подключена;
- ответить на ваше обращение и предоставить запрошенную информацию;
- сопоставить итоговые показатели отчётности с первичными и расчётными документами;
- показать результат проверки: расхождения, их тип и подтверждающий фрагмент источника;
- обеспечивать работоспособность и безопасность сервиса, а также выполнять требования закона.
Правовое основание и необходимый объём обработки должны определяться отдельно для каждой функции: например, исполнение договора или преддоговорного запроса, отдельное согласие либо обязанность по закону.
Как платформа работает с документами
По условиям кейса платформа сравнивает данные итогового финансового отчёта с подтверждающими первичными документами. Она может выявлять несовпадение сумм, пропуски и дубли, документы за другой период, а также неподтверждённые или неверно связанные записи.
Во внешние API разрешено передавать только открытые, неконфиденциальные данные. Конфиденциальные документы и закрытые сведения не должны передаваться внешним API.
Это правило описывает требование к будущей платформе. В текущей демо-версии загрузка файлов, распознавание, сверка и передача документов внешним сервисам не реализованы.
До запуска нужно определить, где хранятся загруженные документы и результаты, кто может к ним обращаться, как пользователь удаляет их и какие обработчики участвуют в работе сервиса.
Кому могут быть доступны данные
В рабочей версии доступ к данным должен предоставляться только сотрудникам оператора и привлечённым поставщикам услуг, которым он необходим для поддержки, размещения или защиты сервиса. Такие поставщики должны быть определены до запуска и связаны обязательствами по защите данных.
Данные также могут быть раскрыты, если этого требует закон или обязательное требование государственного органа. Оператор не должен публиковать документы пользователя или передавать их для рекламы.
На этой странице пока нельзя назвать конкретные хостинг-площадки, аналитические инструменты и обработчиков: состав сервисов для рабочей версии не предоставлен. Список и роль каждого получателя необходимо уточнить до публикации.
Сроки хранения и удаление
Данные следует хранить столько, сколько необходимо для заявленной цели, либо в течение срока, установленного законом. После достижения цели данные подлежат удалению или обезличиванию, если закон не требует сохранить их дольше.
| Категория | Что нужно определить перед запуском |
|---|---|
| Учётная запись | Срок хранения после закрытия аккаунта |
| Обращения | Срок хранения переписки и заявок |
| Документы и результаты сверки | Срок хранения файлов, фрагментов и отчётов; порядок удаления пользователем |
| Технические журналы | Срок хранения журналов у оператора и хостинга |
Конкретные сроки для этих категорий пока не заданы, поэтому их необходимо установить до начала реальной обработки.
Ваши права
Вы вправе обратиться к оператору, чтобы узнать, обрабатываются ли ваши персональные данные, получить сведения об обработке, попросить уточнить неточные данные, ограничить обработку или удалить данные, если для этого есть основания. Если обработка основана на согласии, его можно отозвать.
Для обращения используйте контакт оператора, который должен быть указан в разделе 02. В запросе опишите, какие данные и какое действие вас интересуют. Оператор проверит запрос и ответит в сроки, установленные применимым законодательством.
Также вы можете обратиться в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в суд.
Защита данных
Оператор обязан принимать необходимые правовые, организационные и технические меры, чтобы защитить персональные данные от неправомерного или случайного доступа, изменения, раскрытия, блокирования и уничтожения. Конкретные меры должны соответствовать реально используемой инфраструктуре и уровню рисков.
Не отправляйте через демонстрационную версию финансовые документы, персональные данные или сведения, составляющие коммерческую тайну: в ней нет рабочего контура обработки и хранения файлов.
Изменения и контакты
Оператор может обновлять эту политику, если меняются функции сервиса, порядок обработки данных или требования законодательства. Актуальная редакция публикуется на этой странице с новой датой.
По вопросам обработки данных обращайтесь по контактам, которые оператор укажет в разделе 02. До публикации рабочей версии также необходимо указать полное наименование и адрес оператора, действующий адрес электронной почты, сроки хранения и перечень привлекаемых сервисов.
Правовая основа: Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».